Freelance-Recruiter werden: Alles was du jetzt wissen musst

30 Grad, Sonne, Strand, die Füße im Sand. Der Schirm spendet Schatten, die Natur klingt in den Ohren. Wellen, Vögel, Wind. Klingt wie Urlaub, könnte aber auch Arbeit sein. Freelancer müsste man sein. Arbeiten, egal wie und wo. Das willst du auch? Dann lies hier, wie du schon bald als Freelance-Recruiter durchstartest.

Was ist ein Freelance-Recruiter?

Ein Freelance-Recruiter ist eine selbstständig tätige Person, die als externe Arbeitskraft Unternehmen im Recruiting unterstützt. Durch ihre Qualifikation und Spezialisierung in den Themen Recruiting und HR kann sie schnell und ohne große Einarbeitung im Unternehmen eingesetzt werden. Damit können Wachstumsphasen oder “Spitzen”, in denen viele Einstellungen geplant sind, unterstützt werden, ohne feste Mitarbeiter zu suchen, einzustellen und einzuarbeiten. Freelance-Recruiter arbeiten über einen zeitlich begrenzten Dienst- oder Werkvertrag und rechnen Stunden- oder Tagebasiert ab. Dabei sind sie nicht in die Organisation eingebunden und nicht weisungsgebunden. 

Vor- und Nachteile der Selbstständigkeit

Für Unternehmen ist der Einsatz von Freelance-Recruitern sehr interessant, um Personalengpässe flexibel auszugleichen, ohne auf Kündigungsfristen und Sozialversicherungspflicht angewiesen zu sein. Doch was sind die Vor- und Nachteile, wenn man als Recruiter freiberuflich tätig wird?

Vorteile der Selbstständigkeit

Einer der bedeutendsten Vorteile der Selbstständigkeit ist auf jeden Fall die Handlungsfreiheit. Du bist nicht weisungsgebunden. Du kannst entscheiden, mit wem du zusammenarbeiten möchtest und mit wem nicht. Du kannst dein Einkommen skalieren. Es gibt wenige Grenzen. Dabei bist du auch noch komplett flexibel, selten an Arbeitszeiten oder an einen Ort gebunden. Ob du zu Hause, im Café oder auf den Bahamas unter Palmen arbeitest – du entscheidest. Natürlich alles unter der Bedingung deine beste Leistung hervorzubringen. Denn davon bist du abhängig. 

Nachteile der Selbstständigkeit

Selbstständigkeit kann hart sein. Es ist die freie Wildnis, in der es kein schützendes, wohlig warmes Nest gibt. Keine Hand, die dich hält. Nur du alleine. Du bist krank und kannst nicht arbeiten? Du verdienst kein Geld. Dir geht es schlecht, weil es vertrieblich nicht läuft? Interessiert keinen. Du hast falsch kalkuliert und die Steuer steht an? Das Finanzamt holt sich trotzdem dein Geld.

Es kann schwer sein, alleine zu sein. Doch im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass du es alleine in der Hand hast. Ob du gut oder schlecht wirtschaftest, liegt nur an dir. Aus Freiheit entsteht Verantwortung und diese kannst du nutzen. Du bist verantwortlich für dein Einkommen, für deinen Versicherungsschutz, für das Wachstum deines Geschäfts und auch dafür, dir Auszeiten zu nehmen.

Freelance-Recruiter werden: Das wichtigste auf einen Blick

Sofern du den Gedanken verfolgst oder bereits entschieden hast, als Freelancer arbeiten zu wollen, gilt es einige Vorbereitungen zu treffen. 

Vor der Gründung

Bevor irgendetwas angemeldet oder investiert wird, netzwerke! Dieser Punkt steht ganz bewusst an oberster Stelle. Dein Netzwerk entscheidet über deinen Erfolg. Gerade am Anfang, wo du dir erst noch einen Ruf erarbeiten musst, nicht auf Empfehlungen zurückgreifen kannst und dir die Auftraggeber nicht die Tür einrennen, musst du deine Kostenbasis gering und deine Motivation hoch halten. Es kann Zeit dauern, bis die ersten Aufträge kommen. Daher fang frühstmöglich an dich zu vernetzen, mit den richtigen Leuten über dein Vorhaben zu sprechen und potenzielle Aufträge an Land zu ziehen. Die benötigten Formalien sind schnell geklärt und dann startest du direkt mit einem Auftrag. Das Wichtigste für einen Unternehmer, der Du als Selbstständiger bist, ist Liquidität. Wenn du im Plus starten kannst, tue es. Dafür musst du aber zuerst und dauerhaft Zeit in das Netzwerken investieren.

Gründung

Gewerbeamt

Dein erster Auftrag steht in Aussicht. Jetzt klärst du die Formalien. Um selbstständig tätig zu sein, musst du ein Gewerbe anmelden. Hierfür gehst du zum Gewerbeamt und meldest ein Gewerbe im Haupt- oder Nebenerwerb unter Angabe eines Geschäftszwecks und persönlichen Daten zu dir, an. Mit der Anmeldung bist du Gewerbetreibender und kannst direkt losgehen. Gleichzeitig tritt diese aber auch weitere Prozesse in anderen Behörden los, die in der Folge auf dich zukommen. Du wirst bspw. Mitglied in der lokalen IHK, bekommst Post von der Abfallentsorgung und vom Finanzamt.

Finanzamt

Das Finanzamt benötigt einen ausgefüllten steuerlichen Erfassungsbogen von dir. Du musst allerdings nicht darauf warten, dass sich das Finanzamt direkt bei dir meldet. Du findest diesen auch im Internet und kannst ihn direkt ausfüllen und an dein Finanzamt senden. Dabei gibst du bspw. an, wie viel Umsatz du für das laufende und kommende Geschäftsjahr erwartest. Im Anschluss erhältst du eine neue Steuernummer, die dich als Selbstständigen beim Finanzamt kennzeichnet. Diese musst du in deinen Rechnungen angeben. Daher muss diese spätestens bei deinem ersten Rechnungslauf vorliegen. Beachte hierbei die “Geschwindigkeit” der deutschen Bürokratie.

Steuern

Als Selbstständiger wirst du im Wesentlichen mit drei Steuerarten konfrontiert. Zum einen weist du deine Rechnungen mit Umsatzsteuer (19 % bzw. 7 %) aus. Je nach Umsatzerwartung kannst du allerdings auch die Kleinunternehmerregelung beantragen und dich von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreien lassen. 

Als zweites kommt die Einkommensteuer. Genau wie Angestellte zahlen auch Freelancer zwischen 14 % und 42 % Steuern (plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Der Freibetrag liegt 2024 bei 11.604 €. 

Als drittes zahlst du Gewerbesteuer. Diese wird von der Gemeinde erhoben und variiert je nach Gemeinde im Gewerbesteuersatz. Allen gleich ist jedoch der Freibetrag von 24.500 €.

Einnahmenüberschussrechnung

Bei der Gewinnermittlung greifst du als Freelancer i. d. R. auf die Einnahmenüberschussrechnung zurück. Dabei stellst du einfach die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber und ermittelst den Gewinn. Du wurdest für einen erfolgreichen Auftrag bezahlt? Betriebseinnahmen. Es entstehen jährliche Kosten durch ein Recruiting-Tool, das du verwendest? Betriebsausgaben. Die erzielte Differenz ist der Gewinn (bzw. Verlust) und ist dementsprechend das Jahreseinkommen und damit die Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer.

Aufbau deines Geschäfts

Du hast viel genetzwerkt, deinen ersten Auftrag in Aussicht und dein Gewerbe angemeldet. Kommen wir zum Aufbau deines Geschäfts. 

Stundensatz

Für deinen ersten Auftrag gilt es, einen Stundensatz festzulegen. Bei der Kalkulation des Stundensatzes musst du beachten, dass du z. B. arbeitsfreie und krankheitsbedingte Tage oder auch Weiterbildungen und die Anschaffung eines neuen Laptops mit abdeckst. Das alles wird durch deinen Umsatz finanziert und dieser ergibt sich aus deinem Stundensatz. Als freiberuflicher Recruiter liegt der Stundensatz im Mittel zwischen 70 € und 80 €.

Spezialisierung

Der Freelancer-Markt ist ähnlich wie der Arbeitnehmermarkt. Es gibt viele Menschen, die um Aufträge buhlen und viele, die sehr gut sind und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben. Wie hebst du dich also ab? Was macht dich besonders? Warum sollte ich mich als Unternehmen für dich entscheiden? Nimm dir Zeit, um dich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen. Entwickle eine Marke, ein eigenes Branding und spezialisiere dich. Vielleicht bist du besonders gut im Recruiting von SAP-Profilen. Du kennst jede Abkürzung und hast ein erstes Netzwerk in diesem Bereich. Baue es aus. Positioniere dich und du wirst die richtigen Kunden für dich gewinnen und als Spezialist hervorgehen.

Referenzen

Mit jedem abgeschlossenen Auftrag, auch wenn er noch so kurzweilig war, hat jemand eine Arbeitsprobe deines Könnens erlebt. Frage nach Referenzen! Referenzen sind die Basis für deinen Erfolg. Es hilft viel mehr, wenn jemand anderes über dich sagt, dass du gut bist, als wenn du dies selbst beteuerst. Nutze das, so gut es geht.

Webseite

Du bist spezialisiert, hast dir ein eigenes Branding überlegt und optimalerweise bereits Referenzen? Fasse das alles auf deiner eigenen Webseite zusammen. Hier kannst du dich präsentieren und deine Dienstleistung in Szene setzen. Diese kannst du auf deinem LinkedIn-Profil und in deinem Vertriebsprozess einbinden. Ggf. können potenzielle Kunden auch eine Anfrage über deine Webseite senden, um mit dir in Kontakt zu treten. Nutze deine Webseite, um der Welt zu zeigen, was du machst, warum du gut darin bist und welche Projekte du bereits erfolgreich gemeistert hast. Gleiches kannst du zusätzlich auch in eine Vertriebspräsentation packen, die du deinen Kontakten senden kannst.

Vertrieb

Cash ist der Treibstoff, der das Geschäft am Laufen hält. Aus diesem Grund musst du für einen stetigen Auftragseingang sorgen. Der Vertrieb wird daher dein alltäglicher Begleiter sein. 

Jobbörsen

Als freiberuflicher Recruiter suchst du Recruiting- oder HR-Stellen. Gehe dafür die gängigen Stellenbörsen durch, um zu sehen, wo derzeit Recruiter gesucht werden. Auch wenn sie für Festanstellung ausgeschrieben sind, lohnt es sich, sich mit dem zuständigen Recruiting-Lead zu vernetzen. Stelle dich ihm vor, lass ihm deine Webseite und Präsentation zukommen. Auch wenn er derzeit nicht an freiberuflicher Mitarbeit interessiert ist, kann sich dies zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Und dann hat er dich im Hinterkopf und deine Kontaktdaten zur Hand.

Vertrieb ist langwierig. Manchmal findet eine Zusammenarbeit erst Jahre nach dem Erstkontakt statt, weil es zuvor keinen Bedarf gab. Doch sobald die Entscheidung für die Einbindung von Freelancern fällt, stehst du bereit.

Datenbankeinträge

Da das aber nicht der Standard sein soll und du kurzfristig Geschäft brauchst, nutze Datenbanken. Es gibt viele Freelancer-Portale oder Personaldienstleister, bei denen du dein Profil hinterlegen kannst. Diese kommen dann direkt auf dich zu und bieten dir Optionen an. Gerade für den Einstieg kann dies sehr attraktiv sein. Hierfür kannst du aber auch direkt auf Personaldienstleister zugehen und deine Bewerbung für den Freelancer-Pool hinterlegen.

Vernetzen

Wie bereits angesprochen: “Das Netzwerk entscheidet über deinen Erfolg”. Vernetze dich daher so viel es geht, aber immer mit den relevanten Leuten. Gehe Entscheidungsträger in HR an, speziell in den Unternehmen, die zu deiner Spezialisierung passen. Gehe aber auch andere Freelance-Recruiter an. Gerade mit deiner Spezialisierung kommt es vor, dass du von anderen Freelancern angefragt wirst, ob du bei einem Projekt unterstützen kannst. Bspw. weil mehrere Freelancer gesucht werden oder weil der andere Freelancer Strategie macht und du das Operative übernehmen könntest. 

Baue weiterhin den Pool an Kandidaten in deiner Spezialisierung aus. Das Unternehmen kauft sich neben deiner Expertise auch immer dein Netzwerk ein. Wenn du mit einem guten Netzwerk aufwarten kannst, bist du gefragt.

Tools

Als Selbstständiger bist du für alles verantwortlich. Auch für die Anschaffung deiner Infrastruktur. Während man privat oft bereits einen Laptop oder PC hat, mit dem man seine Selbstständigkeit beginnen kann, gibt es einige Tools, die man wohl eher nicht hat. Einen LinkedIn-Recruiter oder XING-Talentmanager nutzen wahrscheinlich die wenigsten privat. Die Anschaffung ist möglicherweise für den Anfang auch viel zu teuer. Nutze daher andere Optionen. Mit Google kannst du bspw. kostenfrei sourcen. Ggf. erreichst du aber auch einen Auftrag, wo dir das Unternehmen eine Lizenz für Active-Sourcing-Tools, wie LinkedIn oder XING, stellt. Das könnte sich auf die Verhandlung des Stundensatzes auswirken. Wichtig ist nur, dass du dir im Vorfeld klar machst, wie du am Anfang deine Arbeit bewältigen kannst, bis du dir die Tools leisten kannst, die du wahrscheinlich gewohnt bist. Vielleicht musst du dir für deine Selbstständigkeit auch erst etwas Startkapital zur Seite legen.

Freelance-Recruiter: Tipps & Tricks

Jetzt bist du für den Start deiner Selbstständigkeit gewappnet. Abschließend noch ein paar Tipps.

Personalvermittlung

Als Freelance-Recruiter arbeitest du stundenbasiert und rechnest entsprechend deiner Arbeitszeit ab. Nutze parallel aber auch die Möglichkeit der Personalvermittlung. Wenn sich in deinen Vertriebsaktivitäten herausstellt, dass ein Unternehmen an Personalvermittlung interessiert ist, unterstütze es. Dies kann mit deinem Netzwerkaufbau skalieren und dich finanziell gut unterstützen. Optimalerweise wird dein stundenbasiertes Geschäft dein Basisgeschäft und die Personalvermittlung ist reiner Gewinn.

Werde zur Marke

Stelle weiterhin deine Expertise in den Fokus. Baue deine Marke auf, indem du bspw. einen Blog aufbaust und über deine Spezialisierung schreibst. So erreichst du deine Zielgruppe und zeigst ihnen, warum du gut bist. Das kann sich ab einem gewissen Zeitpunkt auch in deinem Stundensatz spiegeln.

Mehrere Auftraggeber

Eines der wichtigsten Worte, die du als Selbstständiger kennen solltest, ist “Scheinselbstständigkeit”. Darauf musst du unbedingt achten. Als Freelancer bist du nicht weisungsgebunden und frei in der Wahl deiner Auftraggeber. Wenn der Fall eintritt, dass du dauerhaft nur für einen Auftraggeber tätig bist, der dir vorschreibt, wo du wie zu arbeiten hast, kann das als Scheinselbstständigkeit ausgelegt werden. Wenn diese festgestellt wird, kann es zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen kommen. Achte also darauf mehrere Auftraggeber und Verträge zu haben, die dich als Freelancer kennzeichnen. 



FAQ

Was macht ein Freelance-Recruiter?

Ein Freelance-Recruiter ist eine selbstständig tätige Person, die als externe Arbeitskraft Unternehmen im Recruiting unterstützt.

Welche Vorteile hat die Selbstständigkeit?

Ein großer Vorteil der Selbstständigkeit ist die Freiheit. Du bist nicht weisungsgebunden, du kannst entscheiden mit wem du zusammenarbeiten möchtest und mit wem nicht und du kannst dein Einkommen nahezu beliebig skalieren.

Welche Nachteile hat die Selbstständigkeit?

Selbstständigkeit kann hart sein. Du arbeitest alleine und hast kein Auffangnetz, wenn du einmal krank oder arbeitsunfähig bist.

Welchen Stundensatz kann ich als Freelance-Recruiter ansetzen?

Als freiberuflicher Recruiter liegt der Stundensatz im Mittel zwischen 70 € und 80 €.